Solicitação de Projetos: 5 dores que travam sua carteira e como resolvê-las

Introdução

Uma carteira de projetos eficiente começa muito antes do planejamento e da execução. Ela começa na forma como as demandas surgem, são registradas e avaliadas.

Imagine o seguinte cenário: uma solicitação chega por e-mail, outra pelo WhatsApp e uma terceira surge em uma conversa de corredor com a diretoria. Ninguém sabe exatamente quantas demandas existem, quais já foram avaliadas ou por que uma iniciativa foi priorizada em detrimento de outra.

Em organizações com maior maturidade em gestão de projetos, é comum encontrar formulários padronizados para registrar essas solicitações. Entretanto, ter um formulário não significa, necessariamente, ter um processo eficiente de solicitação de projetos.

Cada iniciativa possui características, objetivos e níveis de complexidade diferentes. Mesmo em empresas que já adotam formulários padronizados, podem existir lacunas na coleta de informações, na avaliação das propostas e na tomada de decisão.

Os impactos aparecem nas etapas seguintes: escopos pouco definidos, burocracia excessiva para demandas simples, estimativas inconsistentes e equipes alocadas em iniciativas que talvez nem devessem ter sido aprovadas. Em alguns casos, recursos previamente planejados precisam ser redirecionados constantemente para atender a novas demandas.

O problema nem sempre nasce no planejamento. Muitas vezes, começa na origem da solicitação e nas expectativas dos stakeholders.

Neste artigo, vamos explorar cinco dores comuns na solicitação de projetos em empresas de engenharia, construção e indústria, apresentar práticas para resolvê-las e mostrar como estruturar esse processo com o módulo gratuito de Solicitação de Projetos do Neurondat One.

O que é solicitação de projetos?

A solicitação de projetos é o processo formal pelo qual uma área da empresa apresenta uma necessidade ou oportunidade para que ela seja avaliada e, se fizer sentido, priorizada e aprovada.

Essa etapa antecede a formalização do projeto e seu planejamento detalhado. Na abordagem de gerenciamento de projetos do PMBOK, é importante distinguir a necessidade inicial de negócio dos documentos que formalizam a autorização e estabelecem as bases do projeto.

Enquanto a solicitação apresenta a iniciativa e fornece informações para avaliar sua relevância, o Termo de Abertura do Projeto (TAP) formaliza a autorização de um projeto aprovado, conforme a governança adotada pela organização.

Em outras palavras, antes de definir como executar um projeto, a empresa precisa avaliar se vale a pena realizá-lo.

É justamente nessa etapa que a qualidade das informações, os critérios de avaliação e a clareza das responsabilidades fazem a diferença.

As 5 dores da solicitação de projetos

1. Projetos priorizados pela influência, e não pelo valor gerado

Quando faltam informações comparáveis e critérios claros, a influência dos stakeholders pode pesar mais do que a contribuição efetiva das iniciativas para os objetivos da empresa.

Demandas defendidas por pessoas com maior poder de decisão podem ganhar prioridade, enquanto projetos estratégicos permanecem na fila. O resultado é uma carteira que nem sempre reflete as prioridades reais do negócio.

Como resolver

Defina critérios de avaliação e priorização que permitam comparar as iniciativas de maneira consistente. Entre os fatores que podem ser considerados estão:

• Alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa;

• Benefícios e resultados esperados;

• Estimativa de custos e prazo;

• Riscos envolvidos;

• Urgência da demanda;

• Disponibilidade de recursos.

A solicitação estruturada não elimina os conflitos de prioridade, mas fornece informações mais consistentes para fundamentar as decisões.

O objetivo não é retirar a autonomia dos gestores, e sim garantir que as escolhas sejam feitas com maior transparência e consciência dos impactos para a carteira.

2. Solicitações espalhadas por diferentes canais

E-mails, WhatsApp, reuniões, planilhas compartilhadas e ligações. Quando não existe um canal centralizado para registrar as solicitações, a empresa perde visibilidade sobre a entrada de novas demandas.

O PMO pode descobrir que um projeto está sendo discutido ou até iniciado sem ter passado por uma avaliação formal. Enquanto isso, o solicitante não sabe em que etapa está seu pedido nem a quem recorrer para obter uma resposta.

Além disso, a ausência de um registro único dificulta a identificação de demandas duplicadas, o acompanhamento dos prazos de avaliação e a consolidação das informações para a diretoria.

Como resolver

Estabeleça um canal centralizado para registrar todas as solicitações de projetos.

Cada demanda deve ter um registro próprio, com identificação do solicitante, data de entrada, informações essenciais e status do processo.

Dessa forma, a empresa consegue acompanhar o caminho de cada solicitação, desde o recebimento até a decisão final, reduzindo a dependência de conversas informais e controles paralelos.

3. Formulários engessados que não atendem às necessidades dos projetos

Um processo eficiente precisa ser padronizado, mas também flexível.

Um formulário único para todas as iniciativas pode gerar dois problemas: exigir informações demais para projetos simples ou coletar informações insuficientes para projetos complexos.

No primeiro caso, o preenchimento se torna burocrático e desestimula os solicitantes. No segundo, os responsáveis pela avaliação precisam buscar informações complementares antes mesmo de conseguir analisar a proposta.

Existe ainda outro desafio: quem solicita um projeto nem sempre possui experiência em gerenciamento de projetos. Muitas vezes, essa pessoa conhece profundamente o problema da sua área, mas não sabe como traduzi-lo em escopo preliminar, estimativas, riscos e objetivos mensuráveis.

Como resolver

Crie formulários adequados a cada tipo e nível de complexidade de projeto, utilizando perguntas claras e compatíveis com a realidade dos solicitantes.

Por exemplo, uma intervenção de menor complexidade pode exigir apenas a justificativa, o resultado esperado e uma estimativa inicial de custo. Já uma expansão industrial ou a implantação de uma nova unidade pode demandar informações adicionais sobre investimentos, riscos, restrições e recursos necessários.

No Neurondat One, é possível criar diferentes formulários no formato Canvas, adaptados às características de cada tipo de projeto.

Mas, afinal, quais informações uma solicitação deve conter?

Quais informações uma solicitação de projeto deve conter?

Independentemente do tipo de iniciativa, algumas informações são fundamentais para iniciar uma avaliação consistente.

Bloco	O que perguntar?	Por que importa?
Justificativa	Qual problema ou oportunidade motiva o projeto?	Ajuda a identificar a necessidade que fundamenta a iniciativa.
Objetivos	Qual resultado é esperado e como será medido?	Permite compreender os benefícios pretendidos.
Escopo preliminar	O que está incluído e o que não está incluído na proposta?	Reduz ambiguidades e evidencia lacunas iniciais.
Partes interessadas	Quem solicita, quem patrocina e quem será impactado?	Ajuda a identificar os envolvidos e os responsáveis pelas decisões.
Estimativas	Qual é a ordem de grandeza dos custos, do prazo e dos recursos necessários?	Apoia a avaliação inicial de viabilidade e a comparação entre demandas.
Riscos e premissas	O que pode dar errado? Quais condições estão sendo consideradas verdadeiras?	Antecipa incertezas e possíveis restrições.
Alinhamento estratégico	A qual objetivo da empresa o projeto está relacionado?	Ajuda a avaliar a contribuição da iniciativa para o negócio.

 

Essas perguntas constituem um ponto de partida. Conforme o tipo e a complexidade do projeto, outras informações podem ser necessárias.

É importante, porém, não confundir a solicitação com o planejamento do projeto. O objetivo da solicitação é apresentar a necessidade e fornecer elementos para a tomada de decisão, e não antecipar todo o trabalho de planejamento.

Uma etapa frequentemente esquecida: revisar a qualidade das informações

Antes de avaliar se uma iniciativa deve ser aprovada, é recomendável verificar se a solicitação foi preenchida corretamente.

Essa revisão inicial deve identificar campos obrigatórios não preenchidos, respostas inconsistentes, estimativas sem justificativa e informações insuficientes para compreender a necessidade apresentada.

Nesse momento, o foco não é decidir se o projeto deve ser realizado, mas verificar se existem informações suficientes para iniciar a avaliação.

Quando necessário, a solicitação deve retornar ao responsável para complementação ou correção.

Essa separação entre a revisão das informações e a avaliação da iniciativa torna o processo mais organizado e reduz o retrabalho entre solicitantes, PMO e gestores.

4. Aprovações sem responsáveis definidos e sem histórico

Quem aprovou o projeto? Quando a decisão foi tomada? Quais informações foram consideradas? Por que a iniciativa entrou na carteira?

Em processos informais, a aprovação pode se resumir a um simples "pode seguir" registrado em uma conversa. Meses depois, torna-se difícil reconstruir o histórico da decisão ou entender quais critérios justificaram a escolha.

A falta de rastreabilidade enfraquece a governança e dificulta a responsabilização pelas decisões tomadas.

Como resolver

Defina as responsabilidades de cada etapa do processo, estabelecendo quem recebe, quem avalia, quem recomenda e quem tem autoridade para aprovar ou rejeitar uma iniciativa.

Também é importante registrar as decisões e suas justificativas, mantendo o histórico das alterações e das revisões realizadas.

Com essas definições, a empresa reduz ambiguidades, melhora a transparência e cria uma base mais confiável para futuras avaliações da carteira.

5. Falta de visibilidade sobre a carteira de solicitações

Sem um registro centralizado, a diretoria e os responsáveis pela gestão de projetos enfrentam dificuldades para responder a perguntas básicas:

• Quantas solicitações estão aguardando avaliação?

• Quantas foram aprovadas, rejeitadas ou devolvidas para revisão?

• Quais iniciativas estão suspensas ou aguardando uma decisão?

• Qual é o volume de investimento solicitado e aprovado?

• Quais demandas disputam os mesmos recursos?

Sem essas informações, preparar o próximo ciclo de planejamento pode exigir levantamentos manuais em diversas planilhas, documentos e trocas de mensagens.

O problema vai além do tempo gasto na consolidação. A falta de visibilidade dificulta a identificação de gargalos no processo e compromete a análise do conjunto de demandas que concorrem por orçamento e capacidade operacional.

Como resolver

Mantenha uma visão consolidada das solicitações, com seus respectivos status, responsáveis e principais informações.

Esse acompanhamento permite identificar onde as demandas estão concentradas, quais decisões estão pendentes e quais iniciativas podem avançar para as próximas etapas.

Com isso, a empresa passa a ter melhores condições de organizar o fluxo de entrada de projetos e apoiar decisões mais consistentes sobre a carteira.

O custo de não padronizar a solicitação de projetos

O custo de uma solicitação mal estruturada raramente aparece no momento em que ela é preenchida. Ele tende a se manifestar nas etapas seguintes, quando as lacunas de informação precisam ser corrigidas ou quando decisões são tomadas com base em dados insuficientes.

Entre os principais impactos estão:

• Horas de avaliação desperdiçadas: PMO e gestores gastam tempo em reuniões e trocas de mensagens para compreender solicitações que poderiam chegar mais completas.

• Projetos que não deveriam ter sido iniciados: sem informações suficientes e critérios consistentes, iniciativas de menor retorno podem consumir recursos que seriam mais bem empregados em projetos estratégicos.

• Ralocação de recursos: Muitos projetos são congelados durante a execução, exigindo realocações frequentes de recursos financeiros entre projetos para viabilizar a conclusão daqueles considerados prioritários.

• Decisões sem rastreabilidade: sem histórico de quem aprovou uma iniciativa e com base em quais informações, a governança passa a depender da memória das pessoas.

• Dificuldade para planejar a carteira: sem uma visão consolidada das demandas, torna-se mais difícil avaliar prioridades, investimentos e disponibilidade de recursos.

Padronizar a solicitação não elimina todos esses problemas, mas ajuda a reduzir suas causas e melhora a qualidade das informações disponíveis para a tomada de decisão.

Como o Neurondat One ajuda a estruturar a solicitação de projetos

Seu módulo de Solicitação de Projetos  foi desenvolvido para ajudar as empresas a organizar a entrada de novas demandas, padronizar informações e estruturar o fluxo de avaliação e aprovação.

Veja como a ferramenta pode apoiar esse processo.

Criação de formulários personalizados

Crie formulários com as perguntas adequadas à realidade da sua empresa.

Um formulário para cada tipo de projeto

Configure formulários específicos para diferentes categorias de iniciativas. Projetos de menor complexidade podem utilizar uma estrutura mais simples, enquanto propostas mais desafiadoras podem exigir informações adicionais.

Fluxo de avaliação e aprovação

Estruture o processo para que o PMO ou responsável designado avalie a solicitação, organize as informações e encaminhe a proposta para decisão de quem possui autoridade para aprová-la.

Devolução para revisão com histórico

Quando faltarem informações ou forem necessários ajustes, a solicitação pode retornar ao solicitante para revisão, mantendo o histórico do processo.

Visibilidade das solicitações e da carteira

Acompanhe as iniciativas registradas e identifique aquelas que foram aprovadas para seguir às próximas etapas de planejamento e gestão.

Controle de acesso às informações

Organize a visibilidade de acordo com as permissões de cada usuário, respeitando as unidades e os projetos aos quais ele tem acesso.

As alterações do processo podem ser rastreadas conforme os registros disponibilizados pelo sistema, permitindo identificar o que foi alterado, quando ocorreu e por quem.

Da solicitação à execução, no mesmo ambiente

Quando uma iniciativa é aprovada, o trabalho não precisa recomeçar em outra ferramenta.

No Neurondat One, o projeto pode seguir para as etapas de planejamento, execução, monitoramento e controle, utilizando módulos como Cronograma Master, Custos, Contratos, Lista de Pendências, Documentos de Engenharia, Mapa de Suprimentos e RDO, conforme as necessidades da empresa e os módulos contratados.

Assim, a solicitação deixa de ser apenas um formulário isolado e passa a integrar um processo mais amplo de gestão, conectando a necessidade inicial às atividades que serão executadas no projeto.

Essa continuidade ajuda a reduzir a fragmentação das informações e cria melhores condições para manter o conhecimento do projeto registrado em um ambiente integrado.

Conclusão, uma carteira saudável começa na solicitação

Uma carteira de projetos saudável não depende apenas de reuniões de priorização, cronogramas bem elaborados ou indicadores de desempenho. Ela também depende da qualidade das informações utilizadas para decidir quais iniciativas merecem avançar.

Quando as solicitações chegam estruturadas, com objetivos claros, estimativas iniciais e responsabilidades definidas, a empresa cria melhores condições para avaliar demandas, comparar alternativas e direcionar seus recursos.

Centralizar os registros, adaptar os formulários à complexidade de cada iniciativa, definir responsabilidades e manter o histórico das decisões são medidas que ajudam a reduzir o retrabalho e a dar mais transparência à gestão da carteira.

Antes de buscar mais eficiência na execução, vale a pena olhar para a origem dos projetos: como as demandas entram, são avaliadas e se transformam em decisões.

Conheça o módulo de Solicitação de Projetos do Neurondat One e crie seu primeiro formulário personalizado.

 

Se preferir conhecer a ferramenta na prática, agende uma demonstração de 30 minutos com nossa equipe.

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